Litatiorem atus blabore plate cerrum nobit quaestibus

Arkin start
ontregel-
experimenten

Minder administratie voor behandelaars

Ambulante teams van Jellinek en Mentrum gaan dit jaar minder gedetailleerd registreren. Naar verwachting bespaart dit experiment de behandelaars dagelijks 45 minuten administratie. Die besparing komt ten goede aan de zorg voor de cliënt en draagt bij aan meer werkplezier. Het experiment is het resultaat van intensieve voorbereiding samen met zorgverzekeraar Zilveren Kruis, het ministerie van VWS en de NZa.

De voorbereidingen begonnen in het voorjaar van 2018, ingegeven door de wens om de administratielast voor medewerkers te verminderen.

Bestuurder Dick Veluwenkamp: “De groeiende regeldruk gaat voelbaar ten koste van het werkplezier. Als ik een psychiater hoor verzuchten dat hij zich een administrateur voelt, zit er structureel iets fout.” De noodzaak tot verandering wordt in de hele GGZ en in Den Haag gevoeld. Dat leidde onder andere tot het platform ‘(Ont)regel de zorg’ van het ministerie van VWS. Veluwenkamp besloot in eigen huis aan de slag te gaan op twee fronten: met de stofkam door regels en formulieren die Arkin zelf in het leven heeft geroepen en een ‘regelarm’ experiment opzetten in overleg met de zorgverzekeraar, het ministerie en de NZA.

Ontregelexperiment

Dit jaar stoppen de behandelteams van het Jellinek Outreachend Team en Mentrum FACT-West met de minutenregistratie. Ze verantwoorden hun tijd in de verslaglegging in het dossier van de cliënt. Dat gaat veel tijd schelen omdat afspraken bij ambulante zorg veel minder planbaar en voorspelbaar zijn dan bijvoorbeeld afspraken op (poli)klinieken. Gedurende het experiment wordt onderzocht of de kwaliteit van zorg hier merkbaar door verbetert. Dat gaat over méér dan ‘meer tijd voor de cliënt’. Arkin is bijvoorbeeld benieuwd of het aantal opnames vermindert of van kortere duur wordt, omdat er meer aandacht is voor de cliënt. Jellinek en Mentrum hebben hiervoor elk hun specifieke doelen. Voor beide experimenten wordt onderzocht in welke mate cliënttevredenheid, vakmanschap en werkplezier verbeteren.

Ontregelsessies

Daarnaast is Arkin in 2018 gestart met ontregelsessies en is er een ontregelteam opgezet. De eerste drie sessies vonden plaats bij Mentrum, Arkin BasisGGZ en Jellinek. Projectleider Chris Smissaert: “We wilden in beeld krijgen welke administratieve lasten we zelf veroorzaken, waar we mee kunnen stoppen en wat we anders kunnen doen.” Bij die sessies zit iedereen aan tafel, van bestuurder tot behandelaar en natuurlijk mensen van ICT.

Resultaat

Wat hebben die drie sessies opgeleverd? Chris: “Ongeveer 20 verbeterpunten. De helft daarvan is opgelost, de andere helft is werk in uitvoering. We hebben een aantal formulieren afgeschaft die alleen maar dienden voor interne verantwoording.”

Bestuurder Dick Veluwenkamp: “Met dit soort formulieren creëer je eigenlijk schijnzekerheid, want het invullen ervan zegt niks over de kwaliteit van de behandeling. Laat staan over de tevredenheid van de cliënt of naaste.”

Eind vorig jaar is het Elektronisch Voorschrijf Systeem (EVS) vernieuwd. Het oude systeem kostte medewerkers 30 minuten per cliënt. Nu is dat nog maar 10. Chris: “De vernieuwing stond al op het verlanglijstje toen we met de ontregelsessies begonnen maar werd daar ook expliciet door medewerkers genoemd. Bij de ontwikkeling ervan hebben we verpleegkundigen betrokken, die ermee moeten werken. Zo weet je direct of het wel of niet werkt.”

Tegenvaller

Een aantal wensen was minder makkelijk te realiseren dan het afschaffen van een paar formulieren. Omdat ze ingewikkelder en dus tijdrovend zijn of omdat ze buiten de invloedssfeer van de eigen organisatie vallen, zoals het regiebehandelaarschap. Een verslavingsarts moet als regiebehandelaar verplicht een psychiater spreken over het behandelplan, terwijl hij voldoende bekwaam is om daar zelf over te beslissen. Maar die consultatie is landelijk vastgesteld. Een verzekeraar moet zich ook aan deze regel houden en zal een DBC dus afkeuren als Arkin deze regel ‘opzegt’. Chris: “Dit soort zaken veranderen vraagt zorgvuldig overleg en een lange adem. Dat geldt soms ook binnenshuis. We hebben onze lessen getrokken uit onze voortvarende start dit voorjaar. In plaats van eerst bij alle onderdelen van Arkin ontregelsessies houden, gaan we eerst oplossen wat er uit de eerste drie is gekomen.”

Drive

Ondanks de soms taaie praktijk is de ambitie om te ontregelen onverminderd groot. Dick: “Ik ben echt trots op de drive van mensen in de teams, zowel staf als behandelaars, om dit voor elkaar te krijgen. Je kunt zoveel bereiken als je echt aansluit op de leefwereld van behandelaar en cliënt! Dat overstijgt de afdelingsbelangen, het zorgt voor een soort intern ontschotten.”

Chris: “Ik ben ervan overtuigd dat we de goede dingen doen, dat we de teams echt gaan ontlasten zodat zij meer tijd hebben voor de cliënt. En daar doe ik het voor. Het gaat over waardegedreven zorg en verantwoording op een andere manier. Het is grote winst dat we daarover met VWS, NZA en de verzekeraar op één lijn zitten.”

Ambitie: ‘twee torens verder’

Dick: “De bedoeling is natuurlijk dat we de experimenten bij Jellinek en Mentrum kunnen vertalen naar heel Arkin. Dat is ook de reden van VWS, NZA en Zilveren Kruis om hieraan mee te doen. Deze ervaring kan worden gebruikt voor een nieuwe manier van registreren en verantwoorden.

Ik wil op korte termijn in gesprek met de gemeente Amsterdam om de administratieve lasten in de jeugd drastisch te verminderen. Datzelfde zie ik ook voor me in de forensische zorg. Als we de eerste resultaten van de pilot hebben ga ik ook graag in gesprek in Den Haag, ‘twee torens verder’ bij Justitie.”